Privacy beleid van WSV - Heusden

Inleiding

Dit document beschrijft de door de vereniging WSV Heusden gehanteerde privacy-beleid welke in het kader van de AVG dient om de persoonsgegevens van haar leden, contractanten en gasten- passanten en overige relaties te waarborgen.

Dit Privacy beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die WSH Heusden (hierna: “WSVH”) verwerkt van haar leden, contractanten, deelnemers, gasten-passanten, relaties of andere geïnteresseerden.

Kaders en randvoorwaarden

In het kader van verwerking van persoonsgegevens kunnen twee omgevingen onderscheiden worden:

1. De ICT-omgeving, zoals deze is geïmplementeerd in de toepassing van E-Captain.
2. Een manuele omgeving die betrekking heeft op handmatige handelingen zoals het invullen van formulieren en het invoeren van gegevens in het ICT-systeem.

WSVH heeft tot oogmerk om alle gegevens binnen deze kaders uitgaande van de richtlijnen van de AVG te waarborgen. De AVG is daarbij uitdrukkelijk uitgangspunt.

Indien iemand lid of contractant wordt van WSVH, als gast- passant de haven bezoekt, een donatie doet, of om een andere reden persoonsgegevens aan WSVH verstrekt, geeft de persoon in kwestie uitdrukkelijk toestemming om zijn of haar persoonsgegevens in lijn met dit Privacy-beleid te verwerken.

Wij adviseren om het Privacy-beleid door te lezen en dit te bewaren voor eigen administratie.

Verantwoordelijke

Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:

WSV Heusden

Nieuwe Maasdijk  3A

Postcode: 5256 NX Heusden

Telefoon haven:  0416 662 584

Verenigingsregister (KvK): K 402.71.137

Het bestuur is bereikbaar via email-adres

ofni.[antispam].@wsvheusden.nl

Welke gegevens verwerkt WSVH en voor welk doel

In het kader van het lidmaatschap worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

1. voor- en achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht
2. adresgegevens eventueel postadres
3. telefoonnummer(s), e-mailadres(sen),  bankrekeningnummer(s)
4. Naam van de boot, verzekeringsgegevens en andere kenmerken wanneer van toepassing
5. overige persoonskenmerken die benodigd kunnen zijn voor de WSVH zoals bv social media accounts

WSVH verwerkt de hierboven genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. NAW-gegevens, naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor contact over het lidmaatschap en de eventuele opzegging daarvan, aan- en afmelden t.b.v. certificeringen van 3e instanties, voor de verstrekking van de aangevraagde informatie of het afhandelen van de verkregen informatie,
2. NAW-gegevens, naam, adresgegevens en telefoonnummer wordt gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over diensten en activiteiten van WSVH.
3. NAW-gegevens, naam en bankrekeningnummer wordt gebruikt om de betalingen, incasso’s e.d. van de betreffende gelden zoals het lidmaatschapsgeld, cursussen, trainingen, deelname aan activiteiten, verbruikskosten, bestellingen, afgenomen diensten af te wikkelen.
4. NAW-gegevens, naam, telefoonnummer social media gegevens worden tot uiterlijk een jaar na afloop van de overeenkomst bewaard. Ze kunnen worden gebruikt om de betrokkene te vragen naar de ervaringen met WSVH en deze te informeren over de ontwikkelingen van WSVH.

E-mail berichtgeving

WSVH gebruikt naam en e-mailadres om haar e-mail nieuwsbrief met informatie over activiteiten, diensten en andere interessante informatie welke aan het lidmaatschap gerelateerd is.

Afmelding voor deze mailings is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan de mailing.

Daarnaast worden wanneer nodig aan leden, contractanten en andere belanghebbenden incidenteel via e-mail informatie verspreid met als doel te informeren over andere zaken, zoals huishoudelijke zaken, evenementen, activiteiten, ligplekken, zomer- en winterstalling en andere zaken die betrekking hebben op het reilen en zeilen van WSVH.

Bewaartermijnen

WSVH verwerkt en bewaart persoonsgegevens gedurende de duur van het lidmaatschap tot maximaal een jaar na afloop van dit lidmaatschap. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.

Van gasten- passsanten worden de gegevens van het betreffende schip bewaard in het kader van beveiliging en van een toekomstig nieuw bezoek aan de haven van de WSVH.

1 Beveiligingsmaatregelen en verwerkers

1. Ter bescherming van persoonsgegevens heeft WSVH passende technische en organisatorische maatregelen getroffen.
2. Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt WSVH gebruik van diensten van derden, zogenaamde verwerker. Met de verwerker hebben wij een verwerkersovereenkomst.

2 ICT-omgeving

In technisch opzicht wordt de privacy gegarandeerd door de leverancier van E-Captain. Daarnaast hebben hum medewerkers geheimhoudingsplicht. De data (bestanden en WEB-content) zijn beveiligd tegen ongeautoriseerd gebruik.

Voor verdere informatie, zie de Privacy policy van de leverancier.

3 WEB-Site

De WEB-site is, voor wat betreft het ledengedeelte, uitsluitend toegankelijk voor leden. Toegang wordt geregeld via gebruikersnaam gekoppeld aan een wachtwoord.

De openbare WEB-site bevat algemene gegevens (content) welke informatie geeft over WSVH en haar activiteiten als vereniging. Daarnaast worden de WEB-site-ledengedeelte gebruikt voor zaken zoals verslaglegging van diverse activiteiten, regelgeving, regelementen en huishoudelijke zaken.

Door akkoord te gaan met de algemene voorwaarden hebben leden- contractanten  toestemming gegeven hun persoonsgegevens (zoals naam) te gebruiken in de verslaglegging van evenementen, activiteiten e.d.

Accountgegevens

Via de WEB-site hebben individuele leden- contractanten toegang tot hun accountgegevens.  Langs deze weg kunnen zij, wanneer nodig, deze gegevens wijzigen.

Desgewenst kunnen zij ook een verzoek indienen om al hun gegevens te laten verwijderen.

4 Manuele omgeving

Voor WSV Heusden zijn er ten aanzien van de ICT interne afspraken rond de toegang en omgang met het ICT-systeem.

Voor wat betreft de toegang tot het ICT-systeem, E-Captain, zij er ten aanzien van autorisaties rollen gedefinieerd.

Rol	Primair	Back-up
Administrator	Voorzitter	Penningmeester
Ledenadministratie	Secretaris	Havencommissaris
Passantenadministratie	Havenmeester	Havencommissaris
Financiële administratie	Penningmeester	Voorzitter

 

Door een duidelijke definitie van bovenstaande rollen met betrekking tot de toegang voor de diverse gegevens wordt de privacy hiervan verder gewaarborgd.

Alleen leden van het bestuur hebben toegang.

Individuele leden-contractanten hebben via de WEB-site uitsluitend toegang tot hun eigen accountgegevens in het kader van het recht deze zelf te kunnen aanpassen.

 

5 Inzagerecht, verwijdering en vragen klachten

5.1   Via de ledenadministratie van WSVH kan je een verzoek indienen om je persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. WSVH zal je verzoek in behandeling nemen en je, binnen een maand na ontvangst hierover informeren Verwijderen van de persoonsgegevens houdt gelijktijdig in het beëindigen van het lidmaatschap dan wel het beëindigen van het recht om als contractant een ligplaats in te nemen in de haven van de WSVH.

5.2  Indien je bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kan je eveneens contact opnemen met de ledenadministratie.

5.3  Indien je klachten hebt over de wijze waarop WSVH de persoonsgegevens verwerkt of je verzoeken behandelt, kan je contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming.

5.4  Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit Privacy-beleid kunnen worden gericht aan het bestuur

ofnI.[antispam].@wsvheusden.nl

 

Wijzigingen

Dit Privacy-beleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de Website bekend gemaakt. Wij adviseren je om regelmatig het Privacy-beleid van WSVH te bekijken.